A produtividade no trabalho resulta, entre outros fatores, do estilo de vida que é mantido ou adotado e é definitivamente um tema de grande relevância dentro das organizações. Uma boa alimentação e noites de sono bem dormidas, exercício físico, leitura e meditação são algumas práticas que ajudam a manter o foco e a motivação. Por outro lado, também criam energia e disposição para enfrentar a rotina diária de trabalho.
// Use a tecnologia a seu favor
Se no seu dia-a-dia for uma pessoa desorganizada e trabalha num ambiente repleto de desordem, o mais provável é que este cenário afete gravemente a sua produtividade. Também aqui a utilização da tecnologia o pode auxiliar para uma rotina mais eficiente. Opte por utilizar programas que premitam organizar informações sobre clientes, produtos, serviços ou qualquer tipo de informação com que trabalha diariamente. Grande parte das soluções para este fim possuem calendários, lista de tarefas e alguns até permitem agendar alertas e partilhar acessos a outras pessoas da sua equipa a determinado registo na plataforma.
Consulte algumas das ferramentas que irão ajudar a gerir o seu dia:
// Limitar a realização de reuniões
Numa empresa, quando existem reuniões demoradas, mal planeadas ou até mesmo desnecessárias existe uma probabilidade acrescida de colocar a produtividade das equipas em risco. Conduzir uma reunião de forma eficiente não é fácil. Mesmo antes de existir, é importante definir algumas coisas, por forma a garantir uma plena produtividade no trabalho de todas as equipas. Procure definir qual o principal objetivo da reunião. Requer presença física ou poderá ser por meio virtual? Quanto tempo será necessário?
// Reserve tempo para o email
Sabemos que, de uma forma involuntária por vezes, acabamos por verificar o email várias vezes ao dia. Consequentemente poderá dar por si a gerir a sua caixa de entrada em curtos períodos de tempo, várias vezes ao dia, o que poderá reduzir o seu tempo útil para tarefas seguintes. Reserve, por exemplo, um ou dois períodos da parte da manhã, ou consoante as suas necessidades e dedique-se exclusivamente para o email – ver, responder, reencaminhar, delegar, etc. Aplique o mesmo no período da tarde. Esta capacidade de organização – bastante apreciada pelas empresas, irá ajudá-lo a manter o foco noutras tarefas igualmente importantes.
// Evite distrações
Irrefutavelmente, vão sempre existir distrações no seu dia que o irão dissuadir do seu foco nas tarefas mais importantes. Da mesma forma que utiliza a tecnologia para otimizar o seu dia de trabalho, deve saber quando é que a mesma pode estar a afetar a sua produtividade no trabalho. Na sua rotina tente saber que websites costumam ocupar mais tempo do que deviam e que o poderão levar à procrastinação. De seguida poderá bloqueá-los ou limitar o acesso aos mesmos. Para tal utilize a aplicação StayFocusd
// Faça pausas
Independentemente das suas funções ou carga laboral, o seu corpo e mente precisam de descansar. Procure fazer pausas de 5 a 10 minutos de preferência afastado do seu posto de trabalho. Também pode optar por alguns exercícios de alongamentos ou aproveitar para beber água ou fazer um lanche saudável. Uma pausa ao longo do trabalho irá relaxar o corpo e ajudar a rejuvenescer o cérebro para os momentos de concentração seguintes.
Existem técnicas com eficácias comprovadas no que toca à rentabilidade da produtividade no local de trabalho. Exemplo disso é o método Pomodoro, no qual é sugerido que se façam listas de tarefas e se programe um cronómetro para cerca de 25 minutos para conclusão de cada uma das tarefas listadas. Este método sugere um descanso de 5 minutos a cada tarefa realizada/ 25 minutos decorridos.
// Delegue tarefas
Lembre-se: não tem de fazer tudo sozinho e provavelmente não consegue. Delegue. Existirão outras pessoas que também irão conseguir fazer essas mesmas tarefas que costuma reservar apenas para si. No seu dia, entre as tarefas que normalmente costuma ter em mãos, analise quais serão aquelas que poderá partilhar com colegas. Depois disso, comece lentamente a partilhar essas responsabilidades. Não só o irá ajudar a concentrar-se nas tarefas de maior prioridade como também atribuirá a colegas a oportunidade de crescer profissionalmente.
// Aprenda a dizer não
Muitas pessoas dizem sim com muita frequência, mesmo a coisas que não estão propriamente no rumo que entendem ser certo. Aquando uma solicitação para uma tarefa que não é prioridade ao momento ou não se enquadra nas suas habilidades, lembre-se de analisar antes de aceitar imediatamente. Se necessário, recuse. Não só o irá manter focado nas suas tarefas, como irá manter o fluxo normalizado da gestão do seu tempo.
// Evite procurar sempre o perfecionismo
Nem sempre é necessário e muito provavelmente nem sempre o alcançará. Bem feito é melhor do que bem dito e isto poderá replicar-se no seu dia de trabalho. A obsessão com o perfeccionismo poderá levar a estados de baixa produtividade no trabalho, ansiedade, stress e más relações entre colegas. Os profissionais mais bem-sucedidos são aqueles que conseguem aplicar uma eficiente gestão em cada tarefa, por forma a ser concretizada com sucesso. No final é isso que é necessário e poderá ajudá-lo a concentrar energias para outras tarefas mais importantes.
// Peça ajuda quando precisar
Numa situação em que constantemente está sobrecarregado com trabalho, a longo prazo, poderá originar sérios problemas de stress. Se se revê numa situação destas procure falar com o seu chefe e explicar a situação, em vez de suportar uma situação pouco confortável em silêncio. Existe sempre uma solução, apenas é necessário que seja assertivo e procure realmente solução para os seus problemas.
// Crie um ambiente propício para a produtividade
É mais fácil ser produtivo e criativo quando se está num ambiente tranquilo, organizado, limpo e confortável. Por isso, dedique-se a criar um espaço que favoreça a concentração e consequentemente, a agilidade e a eficiência que dedica às suas tarefas.
// Não procrastine
Altere o mindset e opte por solucionar atempadamente os desafios que vão surgindo e evite acumular tarefas para resolver mais tarde. Um planeamento cuidadoso e estratégico permitirá que se centre na importância da priorização de tarefas. Crie novos hábitos de trabalho e alcance níveis elevados de produtividade.
// Qual é o truque?
Uma boa gestão de tempo e uma excelente capacidade de organização e de definição de objetivos, serão seguramente essenciais para incrementar os níveis de produtividade. É importante lembrar-se que este indicador não será medido pelo número de horas trabalhadas ou pelo número de tarefas realizadas, mas sim pela sua qualidade de entrega.